Mối quan hệ giữa phân cấp quản lý và kế toán trách nhiệm trong doanh nghiệp

Mối quan hệ giữa phân cấp quản lý và kế toán trách nhiệm trong doanh nghiệp

{Bài viết đăng trên Tạp chí Kế toán và Kiểm toán (ISSN 1859 – 1914), số 208 + 209, Tháng 1+2/2021 của Bùi Thị Mai Linh + Lại Phương Thảo – Khoa Kế toán và QTKD, Học viện Nông nghiệp Việt Nam)

Phân cấp quản lý là phương pháp quản lý khoa học và được áp dụng phổ biến tại các doanh nghiệp. Sự phân cấp quản lý giúp giảm tải công việc cho nhà quản trị cấp trên, đồng thời tạo điều kiện cho các bộ phận cấp dưới được tự chủ hơn trong việc triển khai các công việc chuyên môn. Đây chính là sự trao quyền độc lập tương đối cho người đứng đầu các bộ phận chịu trách nhiệm trước tổ chức về công việc của bộ phận mình phụ trách. Theo đó, Nhà quản trị cấp trên, cần có cách thức để quản lý các bộ phận này một cách khoa học và phù hợp. Để đáp ứng yêu cầu này, kế toán trách nhiệm ra đời với chức năng cung cấp thông tin kinh tế – tài chính một cách cụ thể về thành quả đạt được của các bộ phận trong tổ chức. Tuy nhiên, kế toán trách nhiệm chỉ thực sự phát huy hiệu quả chức năng của mình khi doanh nghiệp có sự phân cấp một cách rõ ràng, khoa học. Điều này khẳng định, mối quan hệ không thể tách rời giữa phân cấp quản lý và kế toán trách nhiệm trong các tổ chức nói chung và khối doanh nghiệp nói riêng.
Từ khóa: Phân cấp quản lý, Kế toán trách nhiệm
Abstract
Decentralized management has revealed as an effective management method, which has been applied commonly in enterprises. Decentralized management leads to the workload reduction for upper-level managers and also brings more autonomy for lower-level managers. It has been seen that by applying this management method, lower-level managers are independently empowered in dealing with professional work, however they have to take responsibility for their departments’ workload. In order to manage these departments appropriately, upper-level managers require an effective management method. Therefore, the apperance of Responsibility accounting which is an effective administrative tool has met the need of managers in organizations. The essential function of responsibility accounting is providing specific economic and financial information in terms of departments’ performance. This accounting system, however, only appropriately implements its key function in enterprises which have a clear decentralized management system. It therefore addresses a strong relationship between decentralized management and responbility accounting in businesses which will be demonstrated deeply in this paper.
Keywords: Decentralized management, Responbility accounting.


1. Đặt vấn đề
Khoa học về quản lý, từ lý luận đến thực tiễn đã cho thấy việc sắp xếp, tổ chức doanh nghiệp (DN) theo hình thức trao quyền gắn với trách nhiệm đã và đang được áp dụng sâu, rộng trên mọi lĩnh vực, trong và ngoài nước. Điều này cũng đồng nghĩa với việc, lãnh đạo các đơn vị đang thực hiện phân cấp quản lý, tạo điều kiện cho các cấp trực thuộc được chủ động hơn trong việc triển khai các công việc chuyên môn. Các bộ phận này, đặc biệt là người đứng đầu, sẽ chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị về thành quả đạt được của bộ phận mình phụ trách. Sự trao quyền độc lập tương đối cho các bộ phận trực thuộc được kỳ vọng sẽ tạo ra môi trường làm việc năng động, tự chủ, giúp các cá nhân và tập thể có nhiều cơ hội để phát triển bản thân, từ đó đóng góp cho sự phát triển chung của toàn đơn vị.

Khi thực hiện phân cấp quản lý trong DN, nhà quản trị các cấp cần có các căn cứ đáng tin cậy để có thể đánh giá quá trình thực hiện công việc, hay sự hoàn thành trách nhiệm của người đứng đầu các bộ phận này một cách công tâm nhất. Để đo lường thành quả gắn với trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân theo từng lĩnh vực là một vấn đề khó, cần phải có phương pháp tiếp cận riêng. Đây chính là lý do cho sự ra đời của một phương pháp kế toán nhằm giải quyết yêu cầu này – đó là kế toán trách nhiệm (KTTN) (Bùi Bằng Đoàn và Bùi Thị Mai Linh, 2018). Nghiên cứu của Lin và Yu (2002) được trích bởi Lê Phước Hương và cộng sự (2018) đã đưa ra nhận định rằng, KTTN đóng vai trò tích cực trong việc cải thiện hoạt động quản lý kinh doanh cũng như lợi nhuận của các công ty. Do đó, hệ thống kế toán này ngày càng được lãnh đạo các DN áp dụng nhiều trong quá trình quản lý, điều hành đơn vị.

Khi đã thiết lập sự phân cấp quản lý trong tổ chức, người lãnh đạo nên khai thác các thông tin do KTTN cung cấp để đánh giá khách quan, chính xác kết quả và hiệu quả hoạt động của từng bộ phận. Ngược lại, KTTN chỉ thực sự phát huy vai trò của mình trong một DN có sự phân cấp rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm giữa các cấp, các bộ phận trực thuộc. Điều này càng khẳng định mối quan hệ mật thiết giữa KTTN và phân cấp quản lý trong DN.

2. Vấn đề lý luận

2.1 Lý luận về Phân cấp quản lý
Bất cứ DN nào, trong quá trình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, thường phát sinh rất nhiều công việc khác nhau. Tuỳ theo lĩnh vực ngành nghề, quy mô của DN, các công việc này có đặc điểm và mức độ phức tạp khác nhau. Do đó, để nâng cao hiệu quả quản lý, nhà quản trị DN thường giao các công việc này cho các bộ phận chuyên môn phụ trách. Mỗi bộ phận có chức năng riêng, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị về kết quả thực hiện các công việc thuộc phạm vi chuyên môn do bộ phận mình phụ trách (Nguyễn Thị Quý, 2016). Thực tiễn đã chỉ ra rằng, dù DN có quy mô nhỏ hay lớn, việc phân chia tổ chức thành các cấp hay các bộ phận với quyền hạn và trách nhiệm nhất định được đánh giá là phương pháp quản lý khoa học, hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc điều hành đơn vị một cách hiệu quả. Phương pháp này được gọi là phân cấp quản lý.

Với những phân tích ở trên, chúng ta có thể khẳng định rằng, việc phân cấp quản lý trong tổ chức là một phương pháp quản lý khoa học và được áp dụng phổ biến tại các đơn vị. Phân cấp quản lý trong tổ chức có thể được khái quát theo một số quan điểm sau:

“Phân cấp quản lý là việc phân chia tổ chức thành các bộ phận chức năng khác nhau, trong đó mỗi bộ phận được giao thực hiện những quyền hạn nhất định và gắn với trách nhiệm nhất định” (Bùi Bằng Đoàn và Bùi Thị Mai Linh, 2018). Theo cách tiếp cận này, DN hay tổ chức sẽ được “tách” ra thành các bộ phận trực thuộc (theo bộ máy tổ chức của đơn vị), thực hiện các nhiệm vụ riêng theo thẩm quyền và trách nhiệm được giao.

Theo một quan điểm tiếp cận tương đối dễ hiểu của Bùi Thị Thuỳ Nhi (2020): “Phân cấp quản lý là phân chia thành thứ bậc để quản lý”. Khái niệm này càng khẳng định ưu điểm của phương pháp quản lý này trong việc tổ chức, điều hành các DN.

Bất cứ một phương pháp khoa học nào cũng đều tồn tại những điểm tích cực và mặt hạn chế. Điều đó cũng có nghĩa, không có một phương pháp nào hoàn toàn phù hợp và có thể áp dụng hiệu quả cho tất cả các DN. Nghiên cứu của Bùi Bằng Đoàn và Bùi Thị Mai Linh (2018) đã chỉ ra một số ưu điểm và nhược điểm của sự phân cấp quản lý, cụ thể như sau:

* Ưu điểm của phân cấp quản lý
– Thứ nhất, phân cấp quản lý tạo điều kiện cho DN hay tổ chức phân công công việc giữa các cấp một cách tương đối rạch ròi.
– Thứ hai, phân cấp quản lý giúp các đơn vị xác lập được quyền hạn và trách nhiệm tương ứng cho các bộ phận hay các cấp quản lý trực thuộc.
– Thứ ba, phân cấp quản lý góp phần nâng cao tính khả thi của các quyết định được đưa ra bởi các cấp quản lý trực thuộc.
– Thứ tư, phân cấp quản lý mang lại sự hài lòng cho nhà quản trị các bộ phận hay các cấp trực thuộc.

* Nhược điểm của phân cấp quản lý
– Thứ nhất, điều khó khăn nhất của sự phân cấp quản lý là đạt được sự thống nhất, đồng thuận và hướng tới mục tiêu chung của các cấp quản lý.
– Thứ hai, phân cấp quản lý có thể dẫn đến sự trùng lặp trong công việc giữa các bộ phận, gây lãng phí nguồn lực của tổ chức trong trường hợp nhiều bộ phận cùng phối hợp thực hiện một nhiệm vụ nào đó.
– Thứ ba, trong trường hợp người đứng đầu tổ chức chưa tách bạch một cách rạch ròi chức năng của từng bộ phận cụ thể, có thể dẫn đến sự đùn đẩy trách nhiệm, hay sự suy bì, đố kỵ giữa các bộ phận với nhau.