21 Th11 Trao đổi về chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê tại doanh nghiệp
Tài sản cố định đi thuê không còn là khái niệm xa lạ với doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn lúng túng trong việc ghi nhận chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê là chi phí hợp lý. Bài viết này đưa ra một số trao đổi nhằm góp phần tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp đi thuê tài sản có thể ghi nhận chính xác các chi phí liên quan đến sửa chữa tài sản đi thuê.
Đặt vấn đề
Tài sản cố định là tư liệu sản xuất chuyên dùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, dùng được vào nhiều chu kỳ sản xuất và thường có giá trị lớn. Hiện nay, các máy móc thiết bị liên tục được cập nhật với nhiều tính năng hiện đại và đi cùng với điều đó là giá không hề rẻ.
Bên cạnh những doanh nghiệp có đủ điều kiện mua các tài sản để phục vụ sản xuất kinh doanh, vẫn còn những doanh nghiệp chưa đủ điều kiện về kinh tế để mua tài sản cố định. Từ đó, làm nảy sinh nhu cầu đi thuê để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp.
Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng tài sản cố định vẫn có thể xảy ra tình trạng tài sản cố định đi thuê bị hỏng và cần tiến hành sửa chữa. Tùy theo quy định của hợp đồng thì khoản chi phí sửa chữa này do bên đi thuê hay bên cho thuê ghi nhận. Trên góc độ bài viết, nhóm tác giả trao đổi nội dung về chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê tại doanh nghiệp thuê tài sản cố định.
Chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê
Tài sản cố định đi thuê là tài sản doanh nghiệp thuê của một đơn vị khác để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Hiện nay, có hai hình thức thuê tài sản cố định là thuê tài chính và thuê hoạt động. Theo Chuẩn mực kế toán số 06, thuê tài chính là hình thức thuê tài sản mà phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền quyền sở hữu tài sản sẽ chuyển giao cho bên đi thuê tài sản, còn thuê hoạt động là hình thức thuê tài sản không có sự chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu tài sản cho bên thuê.
Trong quá trình sử dụng tài sản đi thuê, doanh nghiệp đi thuê có thể phải tiến hành việc duy tu bảo dưỡng tài sản cố định, thay thế sửa chữa những hư hỏng phát sinh trong quá trình hoạt động nhằm khôi phục lại năng lực hoạt động theo trạng thái hoạt động tiêu chuẩn ban đầu tài sản cố định. Khi đó chi phí sửa chữa tài sản đi thuê phát sinh sẽ được ghi nhận như thế nào vẫn là vướng mắc của rất nhiều doanh nghiệp. Sửa chữa tài sản cố định đi thuê tại doanh nghiệp thuê tài sản có thể xảy ra hai trường hợp là sửa chữa, bảo dưỡng thường xuyên và sửa chữa lớn tài sản cố định. Bài viết này, tìm hiểu về sửa chữa lớn tài sản cố định đi thuê và đưa ra phương pháp hạch toán kế toán cho trường hợp đó.
Theo Điều 7 Thông tư số 45/2013/TT-BTC ngày 25/4/2013, các chi phí sửa chữa tài sản cố định không được tính tăng nguyên giá tài sản cố định mà được hạch toán trực tiếp hoặc phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong kỳ, nhưng tối đa không quá 3 năm. Đối với những tài sản cố định mà việc sửa chữa có tính chu kỳ thì doanh nghiệp được trích trước chi phí sửa chữa theo dự toán vào chi phí hàng năm. Nếu số thực chi sửa chữa tài sản cố định lớn hơn số trích theo dự toán thì doanh nghiệp được tính thêm vào chi phí hợp lý số chênh lệch này. Nếu số thực chi sửa chữa tài sản cố định nhỏ hơn số đã trích thì phần chênh lệch được hạch toán giảm chi phí kinh doanh trong kỳ.
Theo khoản 2.16, Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015: “Đối với chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê mà trong hợp đồng thuê tài sản quy định bên đi thuê có trách nhiệm sửa chữa tài sản trong thời gian thuê thì chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê được phép hạch toán vào chi phí hoặc phân bổ dần vào chi phí nhưng thời gian tối đa không quá 03 năm”.
Nhằm giúp các doanh nghiệp đi thuê tài sản cố định ghi nhận đúng các chi phí liên quan đến kế toán sửa chữa lớn tài sản cố định đi thuê, bài viết đưa ra phương pháp hạch toán kế toán các hoạt động kinh tế chủ yếu. Phần này bao gồm hai trường hợp là doanh nghiệp có kế hoạch sửa chữa lớn và doanh nghiệp không có kế hoạch sửa chữa lớn.
Trường hợp doanh nghiệp có kế hoạch sửa chữa lớn
Doanh nghiệp thuê tài sản có kế hoạch tiến hành sửa chữa lớn tài sản cố định đi thuê từ đầu năm. Khi doanh nghiệp có kế hoạch sửa chữa lớn từ đầu năm thì doanh nghiệp có thể thực hiện trích trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định đi thuê theo kế hoạch cụ thể:
– Hàng kỳ, theo kế hoạch trích trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định đi thuê, kế toán ghi:
Nợ TK 623 – Chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định đi thuê phục vụ cho máy thi công.
Nợ TK 627 – Chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định đi thuê phục vụ cho phân xưởng, đội máy thi công.
Nợ TK 641 – Chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định đi thuê phục vụ cho bộ phận bán hàng.
Nợ TK 642 – Chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định đi thuê phục vụ cho bộ phận quản lý doanh nghiệp.
Có TK 352 – Dự phòng phải trả.
– Chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh, kế toán ghi:
Nợ TK 2413: Chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định đi thuê.
Nợ TK 1332: Tiền thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (nếu có).
Có các TK 111, 152, 153, 334, 338…
– Kết chuyển chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh khi hoàn thành, kế toán ghi:
Nợ TK 352: Chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định đi thuê.
Có TK 2413: Chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định đi thuê.
– Khi xử lý số chênh lệch số chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh so với số được trích trước theo kế hoạch (nếu có):
Nếu số phát sinh thực tế lớn hơn số trích trước theo kế hoạch thì sẽ trích bổ sung, kế toán ghi:
Nợ các TK 623, 627, 641, 642: Chi phí sửa chữa lớn bổ sung.
Có TK 352: Chi phí sửa chữa lớn bổ sung.
Nếu số thực tế phát sinh nhỏ hơn số trích trước thì ghi giảm chi phí, kế toán ghi:
Nợ TK 352: Chi phí sửa chữa lớn được giảm.
Có các TK 623, 627, 641, 642: Chi phí sửa chữa lớn được giảm.
Trường hợp doanh nghiệp không có kế hoạch tiến hành sửa chữa lớn
Doanh nghiệp không có kế hoạch tiến hành sửa chữa lớn tài sản cố định từ đầu năm. Doanh nghiệp không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định đi thuê thì khi phát sinh chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định đi thuê, doanh nghiệp sẽ phân bổ dần chi phí sửa chữa lớn vào đối tượng có liên quan:
– Chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh, kế toán ghi:
Nợ TK 2413: Chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định đi thuê.
Nợ TK 1332: Tiền thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (nếu có).
Có các TK 111, 112, 331…: Tổng trị giá thanh toán.
– Kết chuyển chi phí sửa chữa lớn để phân bổ dần khi đã hoàn thành, kế toán ghi:
Nợ TK 623 – Chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê phục vụ cho máy thi công.
Nợ TK 627 – Chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê phục vụ cho phân xưởng, đội máy thi công.
Nợ TK 641 – Chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê phục vụ cho bộ phận bán hàng.
Nợ TK 642 – Chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê phục vụ cho bộ phận quản lý doanh nghiệp.
Nợ TK 242 – Chi phí sửa chữa phải phân bổ dần nếu giá trị lớn.
Có TK 2413: Chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định đi thuê.
– Hàng kỳ kế toán xác định mức phân bổ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh từng kỳ, kế toán ghi:
Nợ TK 623 – Chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê phân bổ cho máy thi công.
Nợ TK 627 – Chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê phân bổ cho phân xưởng, đội máy thi công.
Nợ TK 641 – Chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê phân bổ cho bộ phận bán hàng.
Nợ TK 642 – Chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê phân bổ cho bộ phận quản lý doanh nghiệp.
Có TK 242: Chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê.
Như vậy, trong trường hợp hợp đồng thuê tài sản cố định (bao gồm cả thuê hoạt động và thuê tài chính) có quy định bên đi thuê có trách nhiệm sửa chữa tài sản thì chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định đi thuê khi tài sản gặp sự cố phải tiến hành sửa chữa sẽ được hạch toán vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp hoặc được tiến hành phân bổ dần vào chi phí nhưng không quá thời gian 36 tháng.
Một số ý kiến trao đổi
Thứ nhất, do tính chất đặc thù của tài sản cố định đi thuê nên doanh nghiệp thuê tài sản cố định phải liên tục cập nhật các quy định về cách ghi nhận và theo dõi các chi phí liên quan đến tài sản cố định đi thuê, trong đó có chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định đi thuê.
Doanh nghiệp cần tự xây dựng các mẫu sổ theo dõi tài sản cố định thực tế tại nội bộ để có thể đối chiếu với sổ sách kế toán ghi nhận. Ngoài ra các doanh nghiệp nên tập hợp và lưu trữ đầy đủ các bộ hồ sơ liên quan đến tài sản cố định phục vụ cho việc kiểm tra giám sát các chi phí liên quan đến tài sản cố định, là một căn cứ để các cơ quan quản lý nhà nước có thể kiểm soát chi phí sửa chữa tài sản đi thuê hợp lý của các doanh nghiệp khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
Thứ hai, trường hợp doanh nghiệp xác định không đúng chi phí sửa chữa tài sản đi thuê hoặc có sự gian lận trong việc tính chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê thì chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê trong thời gian doanh nghiệp gian lận sẽ không được coi là chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế.
Thứ ba, doanh nghiệp đi thuê tài sản cố định phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải xem xét kỹ các nội dung trong hợp đồng, nhất là nội dung liên quan đến việc duy tu, bảo dưỡng tài sản cố định, hay thay thế sửa chữa những hư hỏng phát sinh trong quá trình hoạt động nhằm khôi phục lại năng lực hoạt động theo tiêu chuẩn ban đầu của tài sản cố định.
Kết luận
Trên đây là một số ý kiến trao đổi của nhóm tác giả về quy định và phương pháp hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê tại các doanh nghiệp thuê tài sản cố định. Nhóm tác giả hy vọng ý kiến trao đổi sẽ góp phần tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp ghi nhận chính xác các chi phí liên quan đến sửa chữa tài sản cố định đi thuê, để từ đó các chi phí này được xác định là chi phí hợp lý kho tính thuế thu nhập doanh nghiệp