Vai trò của kế toán trách nhiệm trong quản lý

Vai trò của kế toán trách nhiệm trong quản lý

{Bài viết đăng trên Tạp chí Kế toán và Kiểm toán (ISSN 1859 – 1914), số 212, Tháng 5/2021 của Bùi Thị Mai Linh và Lại Phương Thảo – Khoa Kế toán và Quản trị Kinh doanh, Học viện Nông nghiệp Việt Nam}.

Kế toán trách nhiệm là một bộ phận của hệ thống kế toán quản trị, đang dần khẳng định vai trò đặc biệt quan trọng đối với công tác quản lý, điều hành tại các doanh nghiệp, tổ chức, đặc biệt tại các đơn vị có quy mô lớn. Thông tin do kế toán trách nhiệm cung cấp giúp nhà quản trị có cái nhìn khách quan và toàn diện về sự đóng góp của các cấp, các bộ phận hay cá nhân gắn với trách nhiệm của họ vào thành quả chung của doanh nghiệp, tổ chức. Dựa vào thông tin kế toán trách nhiệm, bản thân các nhà quản trị cũng tự đánh giá được trách nhiệm quản lý của mình, để có những điều chỉnh phù hợp hơn trong quá trình điều hành nhằm tối đa hoá lợi ích của bộ phận, cũng như lợi ích chung của doanh nghiệp, tổ chức.
Từ khoá: Kế toán quản trị, Kế toán trách nhiệm, Phân cấp quản lý.
Abstract
Responsibility accounting (RA) is an important part of Management accounting system, which has been demonstrated as a vital management tool in organizations. The appearance of RA meets the demand of specific accounting information in evaluating the performance of individuals and divisions. Therefore, upper-level managers could measure the responsibilities of lower-level managers based on their delegating authority. Based on RA information, managers could also measure their own management responsibilities, so that they are expected to pursue correct adjustment in order to maximize the benefits for their own departments and also for the whole organization.
Keywords: Management accounting, Responsibility accounting, Decentralized management.



Bất cứ một doanh nghiệp (DN), hay tổ chức có hoạt động kinh tế – tài chính đều phải thực hiện tổ chức công tác kế toán (Bùi Bằng Đoàn và Bùi Thị Mai Linh, 2018). Tuỳ theo quy mô, đặc điểm hoạt động, mỗi đơn vị sẽ xây dựng hệ thống kế toán một cách phù hợp. Nghiên cứu của Nguyễn Văn Phong và cộng sự (2020) đã chỉ ra rằng, việc tổ chức công tác kế toán một cách hợp lý có ý nghĩa quan trọng, trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tại các đơn vị.

Xuất phát từ sự khác biệt về đặc điểm thông tin và đối tượng sử dụng thông tin kế toán, hệ thống kế toán được chia thành kế toán tài chính và kế toán quản trị (KTQT) (Trần Văn Tùng và Lý Phát Cường, 2016). Trong đó, với chức năng cung cấp thông tin chi tiết, linh hoạt theo yêu cầu của nhà quản lý nội bộ đơn vị, KTQT giữ một vai trò đặc biệt quan trọng, giúp các DN, tổ chức cải tiến quá trình quản lý, điều hành đơn vị mình một cách hiệu quả nhất (Trần Văn Tùng, 2017).

KTQT thực hiện vai trò thu thập, xử lý, phân tích và phản ánh thông tin kinh tế – tài chính một cách chi tiết, tuỳ theo yêu cầu cụ thể trong từng tình huống ra quyết định của nhà quản trị các cấp bên trong DN, tổ chức (Bùi Thị Mai Linh và Lại Phương Thảo, 2021). Một trong những nội dung KTQT đảm nhận chính là việc cung cấp thông tin cho nhà quản trị nội bộ về thành quả của các cá nhân, bộ phận theo quyền hạn và trách nhiệm khi được phân cấp quản lý (Bùi Bằng Đoàn và Bùi Thị Mai Linh, 2018). Nói cách khác, KTQT giúp nhà quản trị nội bộ đơn vị đánh giá được tình hình thực hiện nhiệm vụ gắn với thẩm quyền được giao của các cá nhân, bộ phận trực thuộc. Từ đó, nhà quản trị sẽ có cơ sở đáng tin cậy để đưa ra được các quyết định có liên quan.

Để thực hiện chức năng này một cách hiệu quả, KTQT đã xác lập một phương pháp tương ứng để giám sát quá trình hoạt động của tổ chức đã có sự phân cấp, phân quyền và hình thành nên một phương pháp kế toán mới, đó là hệ thống kế toán trách nhiệm (KTTN). Như vậy, KTTN thực chất là một bộ phận của hệ thống KTQT với chức năng chủ yếu nhằm phản ánh thành quả đạt được của các cá nhân, bộ phận trong một DN, tổ chức, thông qua đó sẽ đánh giá được trách nhiệm của người quản lý bộ phận đối với nhiệm vụ được giao (Bùi Thị Mai Linh và Lại Phương Thảo, 2021; Trần Hải Long, 2014; Thái Anh Tuấn 2014; Nguyễn Thị Bích Liên 2017; Lê Phước Hương và cộng sự, 2018).

Với chức năng quan trọng này, nhà quản trị nội bộ các đơn vị cần khai thác hiệu quả thông tin do KTTN cung cấp, nhằm nâng cao kết quả và hiệu quả quản lý, điều hành đơn vị mình. Bài viết này sẽ tập trung làm rõ vai trò quan trọng của KTTN, trong việc hỗ trợ quá trình quản lý, điều hành các DN, tổ chức.

Lý do hình thành hệ thống KTTN
Người đứng đầu các DN, tổ chức, trong quá trình điều hành đơn vị nhất thiết cần sử dụng hợp lý các công cụ quản lý kinh tế. Điều này giúp nhà quản trị có thể kiểm soát toàn bộ hoạt động bên trong đơn vị mình một cách chi tiết nhưng vẫn đảm bảo tính hiệu quả cao. Trong các công cụ quản lý kinh tế đó, kế toán được đánh giá là công cụ rất hữu hiệu, đồng thời rất thuận tiện cho việc khai thác và sử dụng. Do đó, nếu hệ thống kế toán được tổ chức một cách khoa học, hợp lý, sẽ là nguồn cung cấp thông tin kinh tế – tài chính đặc biệt hữu ích cho nhà quản lý các đơn vị.

Các DN, tổ chức dù quy mô hoạt động nhỏ hay lớn, đều có xu hướng thực hiện phân cấp quản lý một cách phù hợp với đặc điểm của đơn vị. Sự phân cấp, phân quyền trong quản lý, dù được thiết kế công phu hay đơn giản, đều hướng tới mục đích nâng cao hiệu quả quản lý tại các đơn vị này. Đây được đánh giá là một phong cách lãnh đạo hiệu quả, có ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động, từ đó nâng cao tính linh hoạt trong tổ chức thực hiện công việc; Tạo động lực cho nhà quản trị các cấp, các bộ phận trực thuộc; Đồng thời, góp phần rút ngắn khoảng cách trong giao tiếp trong nội bộ đơn vị (Atu. O. O và cộng sự, 2014; Tanmay Biswas, 2017). Phương pháp này càng thể hiện được tính ưu việt của mình, khi được áp dụng tại các đơn vị có quy mô lớn. Nhờ đó, nhà quản trị cấp trên có thể giảm thiểu khối lượng công việc, tập trung thời gian cho các chiến lược trung và dài hạn (Mojgan Safa, 2012). Ngoài ra, sự trao quyền độc lập tương đối cho người đứng đầu các cấp trực thuộc, giúp các vấn đề phát sinh trong đơn vị được giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn (Nita Sofia và cộng sự, 2019).

Khi đã thực hiện phân cấp quản lý, người đứng đầu các bộ phận trực thuộc được trao thẩm quyền giải quyết các công việc liên quan phù hợp với chức năng chuyên môn của mỗi bộ phận. Đồng thời, họ cũng phải chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện các công việc chức năng theo phạm vi quyền lực mà họ được phân cấp (Bùi Bằng Đoàn và Bùi Thị Mai Linh, 2018).

Về phía nhà quản trị cấp cao, sau khi đã trao một phần quyền và trách nhiệm cho các cấp trực thuộc, họ cần thiết lập các công cụ quản lý để có thể theo dõi, kiểm soát và đánh giá được kết quả và hiệu quả công việc của các cá nhân, bộ phận dưới quyền. Chính vì lý do đó, KTTN, một bộ phận trực thuộc KTQT đã ra đời và đang dần trở thành công cụ quản lý kinh tế – tài chính hữu hiệu cho nhà quản lý. KTTN trở thành công cụ đo lường hoạt động của các chi nhánh, bộ phận, phòng ban theo cơ cấu tổ chức có sự phân quyền của đơn vị (Tanmay Biswas, 2017). Ngoài ra, theo Baldric Siregar (2013) được trích bởi Evi Octavia và cộng sự (2020), mục đích KTTN ra đời nhằm cung cấp thông tin cho nhà quản trị trong việc đánh giá tính hiệu quả của việc khai thác các nguồn lực của DN, tổ chức. Thông qua đó, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các đơn vị này.

Hiện nay, KTTN không còn là chủ đề mới mẻ và đã được nhiều nhà khoa học quan tâm nghiên cứu. Dưới đây là một số quan điểm về KTTN.
Theo Hilton (1991), được trích dẫn bởi Đỗ Quang Giám và Trần Quang Trung (2016), “KTTN là một nội dung quan trọng của KTQT, có liên quan đến công cụ mà các kế toán viên sử dụng để đo lường thành quả của cá nhân và bộ phận trong tổ chức, nhằm thúc đẩy họ nỗ lực đạt mục tiêu chung của tổ chức”.
Hay theo quan điểm của Atkinson và cộng sự (2011) được trích bởi Lê Phước Hương và cộng sự (2018), “KTTN là một hệ thống kế toán có chức năng thu thập, tổng hợp và báo cáo các thông tin kế toán liên quan đến trách nhiệm của từng nhà quản lý riêng biệt trong một tổ chức thông qua các báo cáo liên quan đến chi phí, thu nhập và các số liệu hoạt động, bởi từng khu vực trách nhiệm hoặc đơn vị trong tổ chức”.