04 Dec Các nghiên cứu sử dụng phần mềm kế toán trên nền điện toán đám mây trên thế giới và Việt Nam hiện nay
óm tắt
Cùng với tốc độ phát triển vượt bậc của công nghệ số hóa 4.0, điện toán đám mây đem lại nhiều tiện ích cho người dùng, nhất là môi trường cạnh tranh kinh doanh của các doanh nghiệp (DN) hiện nay. Việc chuyển đổi các ứng dụng truyền thống đưa vào sử dụng trên nền điện toán đám mây, đang dần dần phổ biến và được rất nhiều DN quan tâm. Phần mềm kế toán (PMKT) là một trong ứng dụng của hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) phát triển đưa vào sử dụng trên nền điện toán đám mây và đang được rất nhiều nhà cung cấp trong nước cũng như nước ngoài giới thiệu đến các DN. Tuy nhiên, việc lưu trữ dữ liệu kế toán là tài nguyên quan trọng nhất của DN, nên vẫn còn nhiều DN chưa tham gia sử dụng ứng dụng PMKT trên nền điện toán đám mây, vì còn lo ngại vấn đề rủi ro về bảo mật dữ liệu. Bài viết này trình bày các nghiên cứu sử dụng PMKT trên nền điện toán đám mây trên thế giới và Việt Nam hiện nay.
Từ khóa: dữ liệu kế toán, phần mềm kế toán, điện toán đám mây.
Abstract
In tandem with the rapid advancement of digital technology in the fourth industrial revolution, cloud computing has emerged as a transformative force, offering numerous advantages, especially within the competitive business environment of today’s enterprises. The migration of traditional applications to cloud computing environments is steadily gaining traction and attracting substantial attention from various businesses. Accounting software, an integral component of accounting information systems, has followed suit in transitioning to cloud-based platforms and has garnered significant interest from both domestic and international providers targeting businesses. Nevertheless, accounting data storage remains a critical resource for enterprises, leading some to exhibit reluctance in adopting cloud-based accounting software due to security concerns. This article reviews current research on the utilization of cloud-based accounting software, focusing on its global and Vietnamese applications.
Keywords: accounting data, accounting software, cloud computing.
JEL Classifications: M40, M41, M49.
DOI: https://doi.org/10.59006/vnfa-jaa.0920238
PMKT trên điện toán đám mây là các ứng dụng kế toán, được triển khai và sử dụng qua internet thông qua các máy chủ từ xa. Điều này cho phép DN và cá nhân truy cập dữ liệu kế toán của họ từ bất kỳ nơi nào có kết nối internet, thay vì phải cài đặt và duy trì phần mềm trên máy tính cá nhân.
PMKT là các ứng dụng và công cụ phần mềm được thiết kế để hỗ trợ quá trình kế toán trong DN và tổ chức, chúng giúp các công ty, cá nhân quản lý và theo dõi các giao dịch tài chính, bao gồm: việc ghi nhận, phân loại và báo cáo về các hoạt động kế toán.
- Các chức năng chính của PMKT
Ghi nhận và theo dõi giao dịch tài chính
PMKT cho phép người dùng nhập thông tin về các giao dịch tài chính, như: thu chi, bán hàng, mua hàng, lương – thưởng và nhiều loại giao dịch khác.
Tích hợp và tự động hóa
PMKT thường tích hợp với các hệ thống khác trong DN, để tự động hóa việc truyền thông và dữ liệu giữa các bộ phận khác nhau. Điều này giúp tránh sai sót và tối ưu hóa quá trình kế toán.
Báo cáo và phân tích
PMKT cung cấp các công cụ để tạo ra các báo cáo tài chính và phân tích dữ liệu kế toán, điều này giúp người dùng hiểu rõ tình hình tài chính của DN và đưa ra quyết định dựa trên thông tin này.
Tuân thủ luật pháp
PMKT thường tích hợp các quy tắc và tiêu chuẩn kế toán, để đảm bảo rằng DN tuân thủ các quy định luật pháp về kế toán và báo cáo tài chính.
Bảo mật dữ liệu
Bảo vệ dữ liệu kế toán là một phần quan trọng của PMKT. Chúng thường có các tính năng bảo mật, để đảm bảo rằng thông tin tài chính của DN không bị truy cập trái phép.
Có nhiều PMKT khác nhau trên thị trường, từ các ứng dụng dành cho cá nhân và DN nhỏ, đến các giải pháp mạnh mẽ cho các tập đoàn lớn. Một số PMKT phổ biến, bao gồm: QuickBooks, Xero, Sage và SAP. Việc lựa chọn PMKT thích hợp, phụ thuộc vào kích thước và nhu cầu cụ thể của DN.
- Điện toán đám mây (Cloud computing)
Là một mô hình công nghệ cho phép truy cập và sử dụng các tài nguyên máy tính và dịch vụ qua internet, thay vì phải xây dựng và duy trì cơ sở hạ tầng máy tính trên nền tảng riêng biệt. Người dùng và tổ chức có thể thuê hoặc sử dụng các tài nguyên máy tính, lưu trữ dữ liệu và ứng dụng từ các nhà cung cấp dịch vụ đám mây.
Các tính năng chính của điện toán đám mây:
Truy cập từ xa: người dùng có thể truy cập và làm việc với dữ liệu và ứng dụng từ bất kỳ đâu, miễn là có kết nối internet. Điều này giúp cải thiện tính linh hoạt và khả năng làm việc từ xa.
Tính mở rộng dễ dàng: người dùng có thể dễ dàng mở rộng tài nguyên máy tính và lưu trữ theo nhu cầu, không cần đầu tư lớn ban đầu và việc mở rộng có thể được thực hiện nhanh chóng.
Chia sẻ tài nguyên: nhiều người dùng hoặc tổ chức có thể sử dụng cùng một hạ tầng đám mây để chia sẻ tài nguyên và ứng dụng một cách hiệu quả.
Quản lý dễ dàng: quản lý và duy trì hạ tầng máy tính được thực hiện bởi nhà cung cấp đám mây, giúp giảm bớt gánh nặng cho người dùng.
Thanh toán theo dịch vụ (pay-as-you-go): người dùng chỉ phải trả tiền cho các tài nguyên và dịch vụ mà họ thực sự sử dụng, thay vì phải mua cả hạ tầng.
Bảo mật và sao lưu dữ liệu: các nhà cung cấp đám mây thường có các biện pháp bảo mật và sao lưu dữ liệu, để đảm bảo an toàn cho thông tin của người dùng.
Các dịch vụ đám mây phổ biến, bao gồm: lưu trữ đám mây, máy chủ đám mây, dịch vụ hệ điều hành đám mây, nhiều ứng dụng và dịch vụ khác; các nhà cung cấp đám mây hàng đầu, bao gồm: Amazon Web Services (AWS); Microsoft Azure; Google Cloud Platform (GCP) và nhiều nhà cung cấp khác trên toàn cầu.
- Sự liên kết giữa PMKT và điện toán đám mây
Sự kết hợp giữa PMKT và điện toán đám mây cung cấp cho DN tính linh hoạt cao, quản lý dễ dàng và khả năng tiết kiệm chi phí, đồng thời đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu tài chính. Sự liên kết này là một xu hướng quan trọng trong lĩnh vực kế toán và công nghệ thông tin.
Các yếu tố quan trọng của sự liên kết này, bao gồm:
Lưu trữ dữ liệu trên đám mây: PMKT có thể sử dụng điện toán đám mây để lưu trữ dữ liệu tài chính và giao dịch. Điều này giúp tiết kiệm không gian lưu trữ trên máy tính cá nhân hoặc máy chủ riêng và cho phép truy cập dữ liệu từ bất kỳ nơi nào có kết nối internet.
Tích hợp dịch vụ đám mây: PMKT có thể tích hợp với các dịch vụ đám mây khác, để cải thiện hiệu suất và tính năng. Ví dụ, tích hợp với dịch vụ email đám mây có thể giúp gửi tự động các báo cáo tài chính.
Dịch vụ kế toán đám mây: có một số dịch vụ kế toán đám mây chuyên nghiệp được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây. Những dịch vụ này cung cấp các tính năng kế toán và tài chính thông qua trình duyệt web và thường tích hợp tốt với các PMKT truyền thống, người dùng có thể truy cập và quản lý dữ liệu kế toán của họ từ bất kỳ đâu thông qua internet.
Tăng tính linh hoạt: sử dụng điện toán đám mây cho PMKT, giúp tăng tính linh hoạt và khả năng mở rộng. DN có thể dễ dàng thay đổi quy mô và tài nguyên máy tính theo nhu cầu, mà không cần đầu tư lớn vào cơ sở hạ tầng riêng.
Bảo mật và sao lưu dữ liệu: các nhà cung cấp đám mây thường có các biện pháp bảo mật và sao lưu dữ liệu cao cấp, giúp bảo vệ thông tin kế toán khỏi các nguy cơ mất mát dữ liệu hoặc việc truy cập trái phép.
Thanh toán theo mô hình pay-as-you-go: sử dụng PMKT trên nền tảng điện toán đám mây thường cho phép thanh toán theo mô hình pay-as-you-go, giúp tiết kiệm chi phí so với việc mua và duy trì cơ sở hạ tầng riêng.
- Các nghiên cứu nước ngoài về sử dụng PMKT trên nền điện toán đám mây
Việc áp dụng các HTTTKT từ hệ thống thông thường sang hệ thống dựa trên đám mây là một giải pháp mới sáng tạo, giúp tiết kiệm chi phí cao, được nghiên cứu bởi Christauskas & Miseviciene (2012); cùng đó là nghiên cứu của Ogan M. Yigitbasioglu (2014), Hemlata Gangwar và cộng sự (2015), Erika Handayani và cộng sự (2017), Chang (2020), Abdel Rahman Eldalabeeh và cộng sự (2021), Abdalwali Lutfi (2022),… Những tác giả này đã thực hiện nghiên cứu ý định sử dụng PMKT đám mây ở một số nước, như: Úc, Ấn Độ, Ả rập, Sri Lanka,… Họ đã sử dụng các lý thuyết từ các mô hình (TCE) Transaction cost economics, (TAM) Technology Acceptance Model, (TOE) Technology – organizational – environmental, (UTUAT), Unified Theory of Acceptance and Use of Technology, (D&M IS) The DeLone and McLean model of information systems success. Để giải thích thái độ, hành vi của người dùng về việc chấp nhận công nghệ mới. Dựa vào kết quả các nghiên cứu này đã khẳng định, nhân tố về cảm nhận tính hữu ích và tính dễ sử dụng có ảnh hưởng mạnh mẽ đến ý định sử dụng PMKT đám mây. Trên cơ sở đó, đưa ra giải pháp cho các DN có thể tiết kiệm được chi phí nếu như sử dụng giải pháp PMKT từ công nghệ khác sang điện toán đám mây.
Năm (2016) Dulmini S. Premarathne và cộng sự đã nghiên cứu về các nhân tố quyết định việc áp dụng kế toán dựa trên đám mây. Mục đích nghiên cứu, kiểm tra các yếu tố quyết định được nhận thức trong việc áp dụng kế toán dựa trên đám mây ở Sri Lanka. Tác giả dùng phương pháp nghiên cứu định lượng để thống kê mô tả tương quan và hồi quy bội được áp dụng, để phân tích dữ liệu thu thập được và kết quả nghiên cứu này đã sử dụng Lý thuyết (TOE) Technology – Organizational – Environmental, nhằm giải thích sự chấp nhận công nghệ mới. Cho thấy, 4 nhân tố con người, công nghệ, tổ chức và môi trường đều tác động tích cực ở mức độ cao và đáng kể đến việc áp dụng kế toán dựa trên đám mây. Lợi thế tương đối là một trong biến quan sát đo lường của nhân tố tổ chức, được nhận thức qua việc tận dụng sử dụng kế toán dựa trên đám mây để đạt được lợi thế cạnh tranh kinh doanh cho DN.
Còn đối với nghiên cứu của Erika Handayani và cộng sự (2017), họ đã sử dụng mô hình khái niệm của (TAM) Technology Acceptance Model mở rộng (Lý thuyết chấp nhận Công nghệ của Davis, 1989), để xem xét mối liên hệ giữa người dùng cảm nhận tính dễ sử dụng, tính hữu ích và rủi ro với ý định áp dụng HTTTKT dựa trên điện toán đám mây tại 41 doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) ở Bandung, Indonesia.
Một nghiên cứu nữa đó là Zul Karami Che Musa và cộng sự (2019), họ đã sử dụng lý thuyết thống nhất về chấp nhận và sử dụng công nghệ – mô hình UTUAT (Venkatesh và cộng sự, 2003), giải thích ý định sử dụng hệ thống kế toán đám mây của các DNNVV ở Malaysia.
Chang (2020) đã nghiên cứu những yếu tố thúc đẩy và hạn chế, liên quan đến việc chuyển đổi sang hệ thống ERP đám mây ở các tổ chức. Nghiên cứu này phát triển một mô hình lý thuyết dựa trên một tập hợp các cơ sở lý thuyết, bao gồm mô hình công nghệ – tổ chức – môi trường (TOE), mô hình thành công của hệ thống thông tin (IS) và lý thuyết xác nhận kỳ vọng (ECT).
Lý thuyết TOE và IS được sử dụng để mô tả các lợi ích và chi phí chuyển đổi ảnh hưởng đến ý định chuyển đổi. Dữ liệu được thu thập từ 212 nhà quản lý hàng đầu và chủ sở hữu của các DN ở Đài Loan. Kết quả nghiên cứu khẳng định, công nghệ (chất lượng hệ thống), tổ chức (lợi thế tài chính) và bối cảnh môi trường (áp lực ngành) được cho là tiền đề của lợi ích chuyển đổi. Rủi ro nhận thức được đối với hệ thống ERP đám mây và sự hài lòng cũng như phạm vi sử dụng của các hệ thống ERP được coi là những nhân tố dự báo chi phí chuyển đổi. Lợi ích chuyển đổi ảnh hưởng tích cực đến ý định chuyển đổi, nhưng chi phí chuyển đổi ảnh hưởng tiêu cực đến ý định chuyển đổi.
Kết quả nghiên cứu nhận thức THI của Abdalwali Lutfi (2022), có tác động mạnh mẽ, đến ý định áp dụng HTTTKT dựa trên đám mây ở các DNNVV. Nghiên cứu này hỗ trợ sự chú trọng chính của các DNNVV vào các lợi thế tiềm năng liên quan đến lợi thế tài chính, bao gồm: tạo ra các cơ hội kinh doanh mới, giảm thiểu chi phí cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, nâng cao năng suất và tăng hiệu quả hoạt động. Những lợi thế như vậy không thể được cung cấp, thông qua việc sử dụng các hệ thống và công nghệ truyền thống. Cho nên, nghiên cứu cho thấy, THI giúp việc áp dụng HTTTKT dựa trên đám mây sẽ giúp DN thành công trong hoạt động kinh doanh.
Abdalwali Lutfi (2022) với đề tài nghiên cứu về hiểu ý định áp dụng HTTTKT dựa trên đám mây ở các DNNVV ở Jordan, Ả rập. Nghiên cứu này đã áp dụng mô hình công nghệ, tổ chức và môi trường (TOE) để kiểm tra việc áp dụng HTTTKT dựa trên đám mây. Phương pháp nghiên cứu định lượng được thực hiện, qua bảng khảo sát thu thập từ 156 chủ sở hữu hoặc người quản lý của các DN thông qua các phương tiện trực tuyến. Khung nghiên cứu đề xuất bao gồm 6 nhân tố ảnh hưởng đến ý định áp dụng HTTTKT dựa trên đám mây: nhận thức hữu ích, mối quan tâm về rủi ro an ninh, sự hỗ trợ của lãnh đạo, sự sẵn sàng của DN, áp lực cạnh tranh và sự hỗ trợ của nhà cung cấp.
Kết quả nghiên cứu cho thấy, 6 nhân tố đều tác động đến ý định áp dụng HTTTKT dựa trên đám mây. Nhân tố mối quan tâm về rủi ro an ninh có ảnh hưởng mạnh mẽ trong quá trình ban đầu ý định áp dụng, vì DN thường quan tâm về rủi ro an ninh hơn là chất lượng của dịch vụ công nghệ mới.