Ảnh hưởng của hệ thống kiểm soát nội bộ và công nghệ thông tin đến hiệu quả quản lý nguồn thu của đơn vị sự nghiệp công lập

Tóm tắt

Quản lý tài chính tại các đơn vị sự nghiệp có thu, có vai trò quan trọng trong việc sử dụng nguồn lực tài chính quốc gia và nguồn vốn ngân sách Nhà nước. Chính vì vậy, các đơn vị này cần phải có các giải pháp tăng cường quản lý tài chính tại đơn vị mình, nhằm tối ưu hóa trong công tác quản lý công nghệ thông tin (CNTT) và đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quản lý nguồn thu của đơn vị sự nghiệp công lập (SNCL). Nó cung cấp các công cụ và giải pháp, để nâng cao tính minh bạch, hiệu quả và bảo mật trong quá trình thu thuế và quản lý. Chính vì vậy, việc thiết lập các hoạt động kiểm soát trong môi trường CNTT trong các đơn vị SNCL có thu hiện nay vô cùng quan trọng, bởi vì phần lớn các quy trình hoạt động đều phức tạp, thường được tự động hóa và được tích hợp với hệ thống CNTT. Trong bài viết này, tác giả sẽ đề cập đến những ảnh hưởng của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) và CNTT tới hiệu quả quản lý nguồn thu của đơn vị SNCL.

Từ khóa: kiểm soát nội bộ, sự nghiệp công lập, đơn vị sự nghiệp có thu, hiệu quả quản lý.

Abstract

Financial management within revenue-generating public sector entities plays a pivotal role in the utilization of national financial resources and state budget funds. Consequently, these entities require enhanced financial management solutions to optimize their management activities. Information technology plays a significant role in optimizing revenue management within public sector entities. It provides tools and solutions to enhance transparency, efficiency, and security in the tax collection and management processes. Therefore, the establishment of control activities in the information technology environment of revenue-generating public sector entities is of paramount importance, as the majority of operational processes are intricate, frequently automated, and integrated with information technology systems. In this article, the author will address the impact of internal control systems and information technology on the efficiency of revenue management within public sector entities.

Keywords: internal control, information technology, revenue-generating public sector entities, management efficiency.

JEL Classifications: M40, M42, M49.

1. Mục tiêu của hệ thống KSNB theo INTOSAI

Hệ thống KSNB theo INTOSAI GOV 9100 (International organization of supreme audit institutions – INTOSAI) nhằm đạt được một loạt mục tiêu quan trọng trong việc quản lý và nâng cao hiệu suất của các tổ chức, đặc biệt là các cơ quan quản lý trong lĩnh vực nguồn thu ngân sách và tài chính.

Các mục tiêu chính của hệ thống KSNB theo INTOSAI GOV 9100, gồm:

Đảm bảo tính minh bạch và trung thực: mục tiêu quan trọng nhất của hệ thống KSNB là đảm bảo tính minh bạch và trung thực trong quản lý nguồn thu và tài chính. Điều này đồng nghĩa với việc, thông tin tài chính và các nguồn thu phải được ghi chép, báo cáo và công bố một cách đúng đắn, trung thực và theo quy định.

Bảo vệ tài sản và nguồn lực: hệ thống KSNB nhằm bảo vệ tài sản và nguồn lực của tổ chức khỏi mất mát, thất thoát và lạm dụng, bao gồm việc xác định, đánh giá và quản lý rủi ro liên quan đến tài sản và nguồn lực.

Hiệu quả và hiệu suất lao động: mục tiêu này tập trung vào việc cải thiện hiệu quả và hiệu suất của các quy trình, quy định và hoạt động liên quan đến nguồn thu và tài chính. Hệ thống KSNB cung cấp cơ hội, để xác định và thực hiện các cải tiến để tối ưu hóa sử dụng nguồn lực và tài sản.

Tuân thủ luật pháp và quy định: nghĩa là phải đảm bảo rằng, tổ chức tuân thủ tất cả các quy định, luật pháp và quy tắc liên quan đến quản lý nguồn thu và tài chính. Hệ thống KSNB giúp đảm bảo rằng, tổ chức không vi phạm pháp luật và đối mặt với rủi ro pháp lý.

Giảm rủi ro: đơn vị cần tập trung vào việc xác định và quản lý rủi ro trong quản lý nguồn thu và tài chính. Hệ thống KSNB giúp tổ chức xác định các yếu điểm, các mối đe dọa tiềm ẩn và thiết lập biện pháp để giảm thiểu rủi ro.

Nâng cao quản lý tài chính và nguồn thu: mục tiêu này đặt ra các tiêu chuẩn cao hơn về quản lý tài chính và nguồn thu. Hệ thống KSNB giúp đánh giá và cải thiện quy trình, năng lực và kiến thức của tổ chức về lĩnh vực này; đồng thời, tạo niềm tin và tin cậy từ phía cộng đồng, các bên liên quan và các bên thứ ba đối với quản lý nguồn thu và tài chính của tổ chức.

Như vậy, có thể nói, INTOSAI GOV 9100 thiết lập các mục tiêu chính để đảm bảo tính minh bạch, bảo vệ tài sản, cải thiện hiệu quả và hiệu suất, tuân thủ luật pháp và giảm rủi ro, nâng cao quản lý và tạo niềm tin trong quản lý nguồn thu và tài chính của các tổ chức công lập.

2. Vai trò của CNTT

CNTT đóng vai trò quan trọng và đa dạng trong nhiều khía cạnh của cuộc sống hiện đại và trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm: kinh doanh, giáo dục, y tế, khoa học và nhiều ngành công nghiệp khác cụ thể:

CNTT giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm bớt công việc thủ công và tăng năng suất làm việc. Các công cụ và ứng dụng CNTT cung cấp khả năng tự động hóa nhiều tác vụ, từ đó giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực, theo dõi và ghi nhận mọi giao dịch một cách chi tiết và chính xác. Điều này tạo ra tính minh bạch và trung thực trong quản lý dữ liệu và thông tin, cho phép lưu trữ, quản lý và truy xuất dữ liệu một cách hiệu quả. Các hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu và lưu trữ đám mây, giúp tổ chức duyệt lại thông tin quan trọng một cách dễ dàng.

Có thể nói, CNTT cung cấp khả năng phân tích dữ liệu mạnh mẽ, từ đó giúp tổ chức đánh giá hiệu suất, dự đoán xu hướng và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thống kê, cũng như tạo sự linh hoạt và phản ứng nhanh, vì CNTT cho phép tổ chức thích nghi nhanh chóng với biến đổi trong môi trường kinh doanh hoặc xã hội. Điều này giúp tạo sự linh hoạt và khả năng phản ứng nhanh chóng; đồng thời, chính CNTT là nguồn cấp cứu cho sự sáng tạo và phát triển sản phẩm và dịch vụ mới. Các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo, thực tế ảo và blockchain, đã tạo ra nhiều cơ hội mới cho sự đổi mới và phát triển kinh doanh, tạo cơ hội cho việc giao tiếp và kết nối trong mạng lưới toàn cầu. Internet và các ứng dụng liên quan, đã làm giảm khoảng cách và tạo điều kiện cho giao tiếp liên tục và hiệu quả, cải thiện quản lý rủi ro, tạo sự tiện lợi và trải nghiệm người dùng, phát triển khoa học và nghiên cứu trong nhiều lĩnh vực khoa học, từ nghiên cứu y học đến khoa học không gian.

Tóm lại, CNTT đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống hiện đại, trong quản lý và phát triển của nhiều tổ chức và ngành công nghiệp. Nó giúp tối ưu hóa hoạt động, cải thiện quản lý thông tin và dữ liệu, tạo ra cơ hội đổi mới – sáng tạo và nâng cao trải nghiệm của người dùng.

3. Các nguồn thu từ đơn vị SNCL hiện nay

Đơn vị SNCL ở Việt Nam hiện nay có nhiều nguồn thu khác nhau, được tài trợ hoặc thu được từ các hoạt động của họ. Dưới đây là một số nguồn thu chính mà các đơn vị SNCL:

Ngân sách Nhà nước: đây là nguồn thu chính của các đơn vị SNCL, Chính phủ cấp tiền để hỗ trợ hoạt động và nhiệm vụ của các đơn vị này, bao gồm cả tiền lương, cơ cấu tổ chức và các hoạt động chính.

Thuế và lệ phí: đơn vị sự nghiệp có thể thu thuế và lệ phí từ các hoạt động kinh doanh, cung cấp dịch vụ hoặc từ các nguồn thu khác liên quan đến quyền và nghĩa vụ của họ. Ví dụ, một số bệnh viện công lập có thể thu phí dịch vụ y tế.

Dự án và hợp đồng: các đơn vị công lập có thể tham gia vào các dự án và hợp đồng với tổ chức hoặc doanh nghiệp khác, để thu được tiền hoặc tài trợ. Điều này có thể bao gồm việc xây dựng cơ sở hạ tầng, cung cấp dịch vụ tư vấn hoặc tham gia vào các dự án phát triển kinh tế.

Quỹ từ các nguồn vốn bên ngoài: các đơn vị SNCL có thể nhận được quỹ từ các tổ chức quốc tế, tổ chức phi lợi nhuận hoặc các nguồn vốn bên ngoài khác để hỗ trợ các dự án cụ thể hoặc mục tiêu quản lý tài chính.

Thu phí dịch vụ: một số đơn vị sự nghiệp có thể thu phí dịch vụ từ những người dùng dịch vụ của họ, như bệnh viện, trường học hoặc cơ sở thể thao công lập.

Thu phí tài sản công cộng: các đơn vị sự nghiệp có thể thu phí sử dụng các tài sản công cộng, chẳng hạn như phí thuê sân bóng đá, phí đỗ xe hoặc phí tham quan. Ngoài ra, còn các khoản thu về phí sử dụng tài chính công, tiền quyên góp tài trợ và thu từ các hoạt động kinh doanh khác.

Các nguồn thu này có thể thay đổi, tùy theo loại hình và nhiệm vụ cụ thể của từng đơn vị SNCL. Cách quản lý và sử dụng nguồn thu này cũng đòi hỏi sự minh bạch và quản lý tài chính hiệu quả, để đảm bảo rằng nguồn thu được sử dụng một cách hợp lý và trong lợi ích của cộng đồng và quốc gia.

4. CNTT với quản lý nguồn thu của đơn vị SNCL

CNTT đóng một vai trò quan trọng trong quản lý nguồn thu của đơn vị SNCL, bằng cách cung cấp các công cụ và khả năng để tối ưu hóa quy trình, cải thiện tính minh bạch và nâng cao hiệu quả.

Những tác động của CNTT đến quản lý nguồn thu trong lĩnh vực này, gồm:

Quản lý dữ liệu tài chính: CNTT giúp quản lý và lưu trữ dữ liệu tài chính một cách hiệu quả hơn. Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (Database management system – DBMS) cho phép lưu trữ và truy xuất thông tin tài chính một cách nhanh chóng và an toàn.

Tích hợp hệ thống: CNTT cho phép tích hợp các hệ thống và ứng dụng khác nhau trong đơn vị, từ quản lý tài chính, quản lý thuế đến quản lý dự án. Điều này giúp đơn vị theo dõi nguồn thu một cách toàn diện và đồng bộ.

Phân tích dữ liệu: CNTT cung cấp công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ để đánh giá hiệu suất tài chính, dự đoán xu hướng và tối ưu hóa quản lý nguồn thu. Dự án phân tích dữ liệu (Data Analytics) có thể giúp phát hiện các cơ hội tăng cường thu nhập hoặc giảm rủi ro tài chính, tự động hóa quy trình, cho phép tự động hóa nhiều quy trình liên quan đến thu nhập, bao gồm: việc xử lý giao dịch, lập hóa đơn và thu nợ, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực; tích hợp thanh toán trực tuyến CNTT – hỗ trợ tích hợp các hình thức thanh toán trực tuyến, giúp đơn vị thu thập nguồn thu một cách dễ dàng và hiệu quả hơn, điều này bao gồm cả việc chấp nhận thanh toán qua thẻ tín dụng, chuyển khoản điện tử và các phương thức thanh toán trực tuyến khác; bảo mật thông tin – CNTT cung cấp các giải pháp bảo mật thông tin, để đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu tài chính, điều này đặc biệt quan trọng để bảo vệ thông tin cá nhân và tài chính của người dùng; và tạo sự linh hoạt – cho phép đơn vị thích nghi nhanh chóng với biến đổi trong môi trường kinh doanh hoặc quy định thuế, họ có khả năng thay đổi và cập nhật các quy trình thu thuế và quản lý tài chính, dựa trên thay đổi liên quan.

5. Ảnh hưởng của KSNB đến hiệu quả quản lý tài chính của đơn vị SNCL

KSNB đóng một vai trò quan trọng trong việc cải thiện hiệu quả quản lý tài chính của đơn vị SNCL. Những ảnh hưởng chủ yếu của KSNB đối với quản lý tài chính của đơn vị, gồm:

Tăng tính minh bạch

KSNB giúp đơn vị công lập đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính. Các quy trình kiểm tra và đánh giá được thực hiện, để đảm bảo rằng thông tin tài chính được ghi chép và báo cáo một cách đúng đắn và trung thực. Điều này giúp người dân và các bên liên quan tin tưởng vào quản lý tài chính của đơn vị, phát hiện và ngăn chặn các hành vi gian lận hoặc thất thoát tài sản. Các quy trình kiểm tra và đánh giá, có thể giúp xác định các vấn đề tiềm ẩn và đưa ra biện pháp khắc phục.

Tối ưu hóa quy trình làm việc 

KSNB cung cấp cơ hội để xem xét và tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính, điều này có thể giúp giảm thời gian và nguồn lực cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ tài chính; đồng thời, cải thiện hiệu quả và hiệu suất công việc.

Bảo vệ tài sản và nguồn lực

KSNB đảm bảo rằng, tài sản và nguồn lực của đơn vị được bảo vệ và quản lý một cách hiệu quả, điều này bao gồm việc xác định rủi ro và thiết lập biện pháp bảo vệ để tránh mất mát không cần thiết.

Cải thiện khả năng dự đoán tài chính 

KSNB giúp đơn vị công lập theo dõi và phân tích dữ liệu tài chính một cách chi tiết, điều này có thể giúp trong việc dự đoán tài chính tương lai và đưa ra các quyết định chiến lược về nguồn lực và đầu tư.

Tuân thủ quy định và luật pháp

KSNB giúp đảm bảo rằng, đơn vị công lập tuân thủ tất cả các quy định và luật pháp liên quan đến quản lý tài chính, điều này giúp tránh các vấn đề pháp lý và xử lý hợp pháp các tình huống xâm phạm.

Tóm lại, KSNB có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả quản lý tài chính của đơn vị SNCL, bằng cách cải thiện tính minh bạch và tối ưu hóa quy trình, bảo vệ tài sản và nguồn lực, phát hiện gian lận và cải thiện khả năng dự đoán tài chính, cũng như đảm bảo tuân thủ các quy định và luật pháp